Le 5 janvier dernier, la Cnil a publié un mode d’emploi pour aider les entreprises à fournir aux salariés demandeurs leurs données personnelles contenues dans les échanges professionnels. Explications.
Il n'est pas rare qu'un salarié sollicite l'accès aux données personnelles le concernant contenues dans les mails de son entreprise, lorsque, par exemple, il est au coeur d'une procédure disciplinaire ou de licenciement. Il en a parfaitement le droit depuis l'entrée en vigueur du règlement européen de protection des données personnelles (RGPD), le 25 mai 2018.
Or, cette demande peut tourner au véritable casse-tête pour l'employeur. La Cnil a publié sur son site plusieurs pistes pour simplifier la vie de l'entreprise et du salarié.
Une demande bien précise
Le salarié ne peut pas demander l'accès à tous les emails le mentionnant dans toutes les messageries de l’entreprise. Il doit préciser son motif et le périmètre, sinon l'organisation peut refuser.
L’employeur doit fournir aussi bien les métadonnées (horodatage, destinataires, etc.) que le contenu des courriers. Aussi, le plus simple est de communiquer une copie des mails, sous réserve de respecter le secret des correspondances, le droit au respect de la vie privée ou encore le secret des affaires. Certains mails peuvent donc ne pas être transmis, même s'ils rentrent dans le périmètre de la demande du salarié.
Respecter la vie privée et le secret des affaires
Précisons aussi que l’employeur n'est pas autorisé à prendre connaissance des mails identifiés comme « personnel » dans l’objet. Il doit donc les communiquer sans aucune analyse préalable au salarié s’il en est le destinataire ou l’expéditeur. Si non, il les met de côté sans prendre connaissance du contenu.
En clair, répondre à une telle demande nécessite une analyse quasi au cas par cas et des outils adéquats.
Si le salarié est expéditeur ou destinataire des mails, la démarche est simplifiée. La CNIL considère qu'il « a déjà eu, ou est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les messages visés par la demande ». Aucune analyse n'est donc nécessaire. Il suffit simplement de transmettre au salarié l'ensemble des échanges concernés.
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