La saison des assemblées générales bat son plein et la dématérialisation s’est imposée comme une nouvelle norme. Cependant, la fin de la période transitoire, destinée à permettre la tenue d’assemblées en ligne pendant la crise sanitaire, soulève plusieurs problématiques.

 

 

Cette chronique est proposée par Simon de Charentenay, docteur en droit et CEO de MonJuridique.Infogreffe

Grâce à une période transitoire, prévue par l’article 13 de la loi du 22 janvier 2022, plusieurs milliers d’assemblées générales se sont tenues en ligne, depuis le début de la crise sanitaire. Les membres participants aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction par des « moyens d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective » sont, pour le moment, réputés présents.

Passée le 31 juillet prochain – date de fin de ce régime d’exception -, une période d’incertitude va s’ouvrir, selon que les statuts des entreprises auront ou non prévu la possibilité d’organiser des assemblées délibérantes à distance.

Une assemblée générale peut-elle valablement se tenir sur Teams ou Zoom ? Comment garantir l’identification d’un actionnaire ou sa participation effective ? De quelle manière prouver la retransmission continue et simultanée de l’assemblée ? Quid lorsqu’un incident de connexion se produit et qu’un actionnaire conteste, par la suite, les résultats de l’assemblée ?
Aucun texte à l’heure actuelle ne vient clairement répondre à ces interrogations.

Garantir l’identification d’un participant et prouver sa participation effective

Anticiper les risques de contestation liés à l’identité des participants, aux interruptions de transmissions, aux cyber-intrusions, suppose plusieurs préalables.

S’agissant de l’identité des titulaires d’un droit de vote admis à participer à une assemblée générale en ligne, si la visioconférence offre peu de place à l’incertitude sur l’identité d’un participant, il est toujours préférable d’utiliser les procédures mises en place par les banques en ligne, notamment celles qui exigent la transmission d’une pièce d’identité ou sa présentation en direct avec la webcam.

Autre option, la méthode de l’OTP « one-time password », qui permet d’envoyer par mail ou SMS à chaque participant un code permettant à ce dernier de s’identifier oralement ou techniquement.

Et comment garantir la présence effective d’un participant ? La plupart des solutions prévoient un suivi des connexions à la conférence téléphonique ou à la visio-conférence et intègrent, à chaque fin de réunion, un état de présence et de connexion détaillés permettant de s’assurer de la participation continue des participants. Un descriptif à annexer au PV d’assemblée.

Se prémunir des actions en nullité

Les modes de consultation par recours à des moyens de télécommunication augmentent les risques de contestation. Même si de nombreux outils numériques existent, le vote à distance soulève encore beaucoup de difficultés techniques.

Bon à savoir :  L’article 1353 du Code Civil dispose que la charge de la preuve incombe à celui qui s’en prévaut, de telle sorte que chaque incident doit être expressément mentionné dans le procès-verbal, il appartient au participant contestataire de prouver ses dires.

C’est la raison pour laquelle certaines solutions de gestion des assemblées générales en ligne prévoient d’intégrer un système de case à cocher afin de pouvoir valider l’intégralité des votes permettant d’attester que le participant n’a pas subi de déconnexion ou tout autre type d’incident causé par le moyen de télécommunication envisagé.

En tout état de cause, afin d’éviter tout risque de recours et de nullité de l’assemblée, il est recommandé de privilégier la visioconférence, d’enregistrer l’assemblée afin de pouvoir l’envoyer à ceux qui auraient eu un problème de connexion, mais également de désigner un scrutateur de séance chargé de vérifier les identités et les participations.

 

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