Passage obligé en amont de la facturation électronique, la piste d’audit fiable est mise en place par l’intermédiaire de l’expert-comptable. Il faut la matérialiser en documentant l’existence de procédures de contrôles réalisées par l’entreprise, de façon organisée et permanente.

 

Cette chronique est proposée par Dalila Agred, expert-comptable, membre de la commission piste audit fiable, membre de la direction expertise comptable du groupe Sadec Akelys

À compter du 1er juillet 2024 les plus grandes entreprises devront dématérialiser leurs factures, entrantes et sortantes. Viendra le tour des ETI un an plus tard, puis celui des PE et micro-entreprises le 1er janvier 2026. La piste de l’audit fiable (PAF) favorise ce passage à la facture dématérialisée, c’est même une obligation.

Prévu par une ordonnance du 15 septembre 2021, cette procédure documentée permet de suivre l’ensemble du processus de facturation dans les entreprises, de la réception ou de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation. L’objectif de l’administration fiscale ? Prévenir le risque de fraude à la TVA.

Documenter son processus de facturation

La PAF est obligatoirement mise en place à défaut de factures échangées avec signature électronique ou de la transmission électronique fiscale des déclarations à partir des fichiers comptables, par l’intermédiaire de l’expert-comptable. Il faut donc la matérialiser en documentant l’existence de procédures de contrôles réalisées par l’entreprise, contrôles qui se doivent d’être organisés et permanents.

Le diagnostic réalisé par l’expert-comptable permet non seulement de répondre à une obligation en cas de contrôle de l’administration fiscale, d’identifier les forces et les faiblesses de l’organisation de l’entreprise au regard de la piste d’audit fiable pour y apporter des améliorations et sécuriser certains éléments, mais aussi de pouvoir fournir une facturation traçable et donc conforme à la réglementation en vigueur.

Sa mission consiste à analyser, rédiger et documenter l’ensemble des circuits d’information de la commande jusqu’au paiement (clients et fournisseurs). De son côté, l’entreprise doit vérifier ses méthodes d’archivage et s’assurer que son système informatique permet de déployer toutes ces opérations.

Bon à savoir : L’administration fiscale exige des factures au contenu lisible et authentique.

Une documentation exigible à tout moment par l’administration fiscale

L’administration fiscale peut demander quand elle le souhaite l’accès à la piste d’audit fiable. Une documentation aussi complète que possible va être un moyen de preuve pour identifier et corriger les erreurs ou les anomalies dans la gestion des factures ainsi que pour assurer la bonne application des règles de facturation.

À retenir : Les sanctions en cas de défaut de PAF sont lourdes. En fonction du manquement, il peut s’agir de la remise en cause de la TVA déductible sur achats ; de pénalités sur le montant qui a été ou aurait dû être facturé ; de 40% de majoration des droits en cas de manquement délibéré ou 80% en cas de manœuvres frauduleuses ; d’un procès-verbal de carence ou de plusieurs amendes.

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