Les contrôles Urssaf changent

Des garanties supplémentaires sont apportées aux entreprises lors des contrôles réalisés par l’Urssaf. Voici ce qu’il faut en retenir.

Un décret publié le 13 avril dernier au Journal officiel modifie la procédure de contrôle de l’Urssaf. Le délai de prévoyance est allongé, les majorations de retard stoppées et le contrôle peut être, désormais, dématérialisé.

Ces garanties étaient déjà prévues dans la charte du cotisant, elles sont maintenant inscrites dans la loi.

Des délais plus longs

Première amélioration : le délai de prévenance du contrôle.

Pour tous les contrôles engagés depuis le 14 avril, l’agent de l’Urssaf doit prévenir l’entreprise visée au moins 30 jours avant la date de sa première visite, contre 15 jours auparavant.

À compter du 1er mai, ce même agent proposera à l’entreprise contrôlée ou à son représentant légal les résultats de la vérification effectuée. Lors de cet entretien, il précisera les constats pouvant faire l’objet d’une observation ou d’un redressement.

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, le contrôle est limité à trois mois. Le décret précise enfin les points de départ et de fin à prendre en compte.

En cas de contrôle sur pièces, la date du début des opérations de contrôle indiquée dans l’avis de contrôle fait foi.

En cas de contrôle sur place, la date de la première visite de l’agent est à retenir. Dans les deux cas, la période de contrôle de trois mois maximum prend fin à la date d’envoi de la lettre d’observation.

Bon à savoir : Le décret prévoit aussi que les majorations de retard ne seront plus décomptées dès lors que l’Urssaf transmet la mise en demeure dans un délai de plus de deux mois.

Une procédure dématérialisée mieux encadrée

Prévue depuis le 1er janvier, la procédure d’un contrôle dématérialisé est encadrée par le décret.

Lorsque les documents nécessaires à l’agent de contrôle sont disponibles sous forme dématérialisé, ce dernier peut utiliser son propre matériel professionnel.

Si l’entreprise n’a pas exprimé de refus dans les 15 jours, elle est alors tenue de mettre à la disposition de l’agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous formes de fichiers à l’exercice du contrôle.

Ces fichiers doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l’agent de contrôle.

Si elle préfère, la société peut demander à l’agent de réaliser le contrôle sur son matériel grâce à des traitements automatisés.

Les copies des fichiers transmis pour mener à bien le contrôle doivent être détruits au plus tard au moment de l’envoi de la mise en demeure, lors de la communication des observations ne conduisant pas à un redressement ou lors de la notification d’un solde créditeur.

Bon à savoir : En cas de contrôle pour travail dissimulé, l’entreprise n’est pas prévenue du contrôle et ne peut pas s’opposer à ce que l’agent utilise son propre matériel.